Политика Общества с ограниченной ответственностью «Эксайд Текнолоджиз»
в отношении обработки персональных данных
(редакция от 01.10.2022)
1. Общие положения
1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее — Политика) разработана во исполнение требований п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон о персональных данных) в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
1.2. Политика действует в отношении всех персональных данных, которые обрабатывает Общество с ограниченной ответственностью «Эксайд Текнолоджиз», ОГРН 1097746677929 (далее – Оператор, Общество).
1.3. Настоящая Политика является общедоступным документом, декларирующим концептуальные основы деятельности Оператора при обработке и защите персональных данных. Во исполнение требований ч. 2 ст. 18.1 Закона о персональных данных Оператор обеспечивает неограниченный доступ к настоящей Политике путем опубликования ее на принадлежащем Оператору сайте в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также путем размещения ее бумажной версии на информационном стенде в офисе Оператора.
1.4. Политика утверждается, вводится в действие, изменяется и прекращает действие в соответствии с приказами Генерального директора Оператора.
1.5. На дату утверждения Политики первичный профсоюзный орган и иной представительный орган работников в Обществе отсутствует.
2. Термины и принятые сокращения
2.1. Персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
2.2. Персональные данные, разрешенные субъектом персональных данных для распространения – это персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных путем дачи согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения.
2.3. Оператор персональных данных (Оператор) – Общество с ограниченной ответственностью «Эксайд Текнолоджиз».
2.4. Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя в том числе: сбор; запись; систематизацию; накопление; хранение; уточнение (обновление, изменение); извлечение; использование; передачу (предоставление, доступ); распространение; обезличивание; блокирование; удаление; уничтожение.
2.5. Автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.
2.6. Предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.
2.7. Блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).
2.8. Уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
2.9. Обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.
2.10. Информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку, информационных технологий и технических средств.
2.11. Распространение персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.
3. Правовые основания обработки персональных данных
3.1. Политика обработки и защиты персональных данных в Обществе определяется в соответствии со следующими нормативно-правовыми актами:
Конституция Российской Федерации;
Трудовой кодекс Российской Федерации;
Гражданский кодекс Российской Федерации;
Налоговый кодекс Российской Федерации;
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;
Федеральный закон от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»;
Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»;
Постановление Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»;
Постановление Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
Иные нормативные правовые акты Российской Федерации и нормативные документы уполномоченных органов государственной власти;
Локальные нормативные акты Оператора;
3.2. Правовым основанием обработки персональных данных также являются:
Устав ООО «Эксайд Текнолоджиз»;
договоры, заключаемые между Оператором и субъектами персональных данных;
согласия субъектов на обработку их персональных данных.
4. Основные права и обязанности Оператора
4.1. Оператор имеет право:
4.1.1. Самостоятельно определять состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Законом о персональных данных и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, если иное не предусмотрено Законом о персональных данных или другими федеральными законами;
4.1.2. Поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом, в том числе, на основании заключаемого с этим лицом договора. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Оператора, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Законом о персональных данных;
4.1.3. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных Оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в Законе о персональных данных.
4.2. Оператор обязан:
4.2.1. Организовывать обработку персональных данных в соответствии с требованиями Закона о персональных данных и настоящей Политики;
4.2.2. Отвечать на обращения и запросы субъектов персональных данных и их законных представителей в соответствии с требованиями Закона о персональных данных;
4.2.3. Сообщать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)) по запросу этого органа необходимую информацию в течение 30 дней с даты получения такого запроса;
4.2.4. Опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу, определяющему его политику в отношении обработки персональных данных, к сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных;
4.2.5. Принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.
5. Основные права субъекта персональных данных
Субъект персональных данных имеет право:
5.1. Получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами. Сведения предоставляются субъекту персональных данных Оператором в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных. Перечень информации и порядок ее получения установлен Законом о персональных данных;
5.2. Требовать от Оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;
5.3. Обжаловать в Роскомнадзоре или в судебном порядке неправомерные действия или бездействие Оператора при обработке его персональных данных.
6. Цели обработки персональных данных
6.1. Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.
6.2. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
6.3. Обработка Оператором персональных данных осуществляется в следующих целях:
6.3.1. Регистрация сведений, необходимых для осуществления уставной деятельности Оператора (в том числе при заключении и исполнении договоров с контрагентами), связанных с оказанием услуг по вопросам коммерческой деятельности и управления, исследованием конъюнктуры рынка и изучением общественного мнения; оказанием рекламных услуг; организацией конференций и выставок; оказанием консультационных и информационных услуг, услуг по правовой поддержке, прочих вспомогательных услуг для бизнеса, осуществлением административно-хозяйственной деятельности по обеспечению работы организации; вспомогательной деятельности, связанной с перевозками; оказанием услуг в области технических испытаний, исследований, анализа и сертификации; осуществлением деятельности по торговле автомобильными деталями, узлами и принадлежностями;
6.3.2. Применение и исполнение трудового законодательства в рамках трудовых и иных непосредственно связанных с ними отношений, в том числе при ведении кадрового и бухгалтерского учета, учете рабочего времени работников, расчете заработной платы работников, ведения налогового учета, представлении отчетности в государственные органы, архивном хранении данных.
7. Объем и категории обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных
7.1. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным в разделе 6 настоящей Политики целям обработки.
7.2. Оператор не собирает и не обрабатывает специальные категории персональных данных, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни.
7.3. Оператор не собирает и не обрабатывает специальные категории персональных данных, касающиеся состояния здоровья. Сведения о состоянии здоровья субъектов персональных данных, состоящих с Оператором в трудовых отношениях, могут обрабатываться Оператором при наличии оснований, предусмотренных Законом о персональных данных.
7.4. Обработка Оператором биометрических персональных данных (сведений, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность) может осуществляться только при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных.
7.5. Категории субъектов персональных данных.
Оператор может обрабатывать персональные данные следующих категорий субъектов персональных данных.
7.5.1. Кандидаты для приема на работу к Оператору — для целей исполнения трудового законодательства в рамках трудовых и иных непосредственно связанных с ним отношений, в объеме:
— фамилия, имя, отчество;
— пол;
— гражданство;
— дата и место рождения;
— контактные данные;
— сведения об образовании, опыте работы, квалификации;
— иные персональные данные, сообщаемые кандидатами в резюме и сопроводительных письмах.
7.5.2. Работники и бывшие работники Оператора — для целей исполнения трудового законодательства в рамках трудовых и иных непосредственно связанных с ним отношений, в объеме:
— фамилия, имя, отчество;
— дата и место рождения;
— пол;
— гражданство;
— паспортные данные;
— адрес места жительства;
— семейное положение и сведения о членах семьи, которые могут понадобиться работодателю для предоставления мне льгот, предусмотренных трудовым и налоговым законодательством;
— номер телефона, адрес электронной почты;
— идентификационный номер налогоплательщика;
— номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
— сведения о воинском учете;
— сведения об образовании, квалификации, профессиональной подготовке, сведения о повышении квалификации;
— сведения о владении иностранными языками;
— сведения о месте работы и занимаемой должности, в том числе о предыдущих местах работы;
— размер доходов;
— сведения о состоянии здоровья, связанных с возможностью выполнения трудовой функции и предоставления гарантий и льгот в соответствии с законодательством о государственной социальной помощи, трудовым законодательством, пенсионным законодательством Российской Федерации;
— сведения о количестве и качестве выполняемой работы;
— сведения о факте, периоде и продолжительности временной нетрудоспособности;
— сведения о причинах нетрудоспособности; реквизиты (серия и номер, дата выдачи, наименование выдавшего органа) листов нетрудоспособности.
Обработка персональных данных работников и бывших работников Оператора осуществляется с учетом особенностей, установленных Положением об обработке и защите персональных данных работников Общества с ограниченной ответственностью «Эксайд Текнолоджиз». В случае противоречия между настоящей Политикой и Положением об обработке и защите персональных данных работников Общества с ограниченной ответственностью «Эксайд Текнолоджиз» Положение об обработке и защите персональных данных работников имеет приоритет.
7.5.3. Клиенты и контрагенты Оператора (физические лица) — для целей осуществления уставной деятельности Оператора, в объеме:
— фамилия, имя, отчество;
— дата и место рождения;
— паспортные данные;
— адрес регистрации по месту жительства;
— контактные данные;
— замещаемая должность;
— индивидуальный номер налогоплательщика;
— номер расчетного счета;
— иные персональные данные, предоставляемые клиентами и контрагентами (физическими лицами), необходимые для заключения и исполнения договоров.
7.5.4. Представители (работники) клиентов и контрагентов Оператора (юридических лиц) — для целей осуществления уставной деятельности Оператора, в объеме:
— фамилия, имя, отчество;
— паспортные данные;
— контактные данные;
— место работы;
— замещаемая должность;
— иные персональные данные, предоставляемые представителями (работниками) клиентов и контрагентов, необходимые для заключения и исполнения договоров.
8. Порядок и условия обработки персональных данных
8.1. Обработка персональных данных осуществляется Оператором в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и настоящей Политики.
8.2. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, а также без такового в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
8.3. Оператор осуществляет как автоматизированную, так и неавтоматизированную обработку персональных данных для каждой цели их обработки.
8.4. К обработке персональных данных допускаются работники Оператора, в должностные обязанности которых входит обработка персональных данных и которыми подписано обязательство о неразглашении персональных данных. Перечень лиц, которые допускаются к обработке персональных данных утверждается приказом Генерального директора Оператора.
8.5. Для каждой цели обработки персональных данных такая обработка персональных данных осуществляется путем:
— получения персональных данных в устной и письменной форме непосредственно от субъектов персональных данных;
— внесения персональных данных в журналы, реестры и информационные системы Оператора;
— использования иных способов обработки персональных данных.
8.6. Не допускается раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
8.7. Передача персональных данных органам дознания и следствия, в Федеральную налоговую службу, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и другие уполномоченные органы исполнительной власти и организации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
8.8. Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, распространения и других несанкционированных действий, в том числе:
— определяет угрозы безопасности персональных данных при их обработке;
— принимает локальные нормативные акты и иные документы, регулирующие отношения в сфере обработки и защиты персональных данных;
— создает необходимые условия для работы с персональными данными;
— организует учет документов, содержащих персональные данные;
— организует работу с информационными системами, в которых обрабатываются персональные данные;
— хранит персональные данные в условиях, при которых обеспечивается их сохранность и исключается неправомерный доступ к ним;
— организует обучение работников Оператора, осуществляющих обработку персональных данных;
— назначает ответственного за организацию обработки ПД.
8.9. Оператор обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации.
9. Хранение и защита персональных данных
9.1. Персональные данные могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде.
9.2. Персональные данные, зафиксированные на бумажных носителях, хранятся в запираемых шкафах либо в запираемых помещениях с ограниченным правом доступа.
9.3. Персональные данные, обрабатываемые с использованием средств автоматизации в разных целях, хранятся на электронных носителях в разных директориях. Не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.
9.4. Не допускается хранение и размещение документов, содержащих персональные данные, в открытых электронных каталогах (файлообменниках).
9.5. Оператор осуществляет хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.
9.6. Основными мерами защиты персональных данных, используемыми Оператором, являются:
1) назначение Оператором ответственного за организацию обработки персональных данных;
2) издание Оператором документов, определяющих политику Оператора в отношении обработки персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных;
3) применение правовых, организационных и технических мер для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
4) учет машинных и бумажных носителей персональных данных;
5) защита от несанкционированного физического доступа к бумажным носителям персональных данных (хранение персональных данных в закрытых сейфах);
6) защита паролем компьютеров (директорий, файлов) с персональными данными;
7) ограничение доступа к компьютерам (директориям, файлам) с персональными данными для неуполномоченных лиц;
8) ознакомление работников Оператора, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, документами, определяющими политику Оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных;
9) использование сертифицированного антивирусного программного обеспечения с регулярно обновляемыми базами.
9.7. Персональные данные на бумажных носителях хранятся в течение сроков хранения документов, для которых эти сроки предусмотрены законодательством об архивном деле в РФ (Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236)).
9.8. Срок хранения персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных, соответствует сроку хранения персональных данных на бумажных носителях.
9.9. Оператор прекращает обработку персональных данных в следующих случаях:
- выявлен факт их неправомерной обработки;
- достигнута цель их обработки или утрачена необходимости в достижении этой цели,
- истек срок действия или отозвано согласие субъекта персональных данных на обработку указанных данных, когда по Закону о персональных данных обработка этих данных допускается только с согласия.
9.10. Положения пунктов 9.1-9.9 применяются для каждой цели обработки персональных данных, указанной в пункте 6.3 настоящей Политики.
10. Ответы на запросы субъектов персональных данных, актуализация, исправление, удаление и уничтожение персональных данных
10.1. Подтверждение факта обработки персональных данных Оператором, правовые основания и цели обработки персональных данных, а также иные сведения, указанные в ч. 7 ст. 14 Закона о персональных данных, предоставляются Оператором субъекту персональных данных или его представителю при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя.
В предоставляемые сведения не включаются персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.
Запрос должен содержать:
— номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
— сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Оператором, либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Оператором;
— подпись субъекта персональных данных или его представителя.
Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Ответ за запрос (обращение) предоставляются субъекту персональных данных или его представителю Оператором в течение десяти рабочих дней с момента обращения либо получения Оператором запроса субъекта персональных данных или его представителя. Указанный срок может быть продлен, но не более чем на пять рабочих дней в случае направления Оператором в адрес субъекта персональных данных мотивированного уведомления с указанием причин продления срока предоставления запрашиваемой информации.
Если в обращении (запросе) субъекта персональных данных не отражены в соответствии с требованиями Закона о персональных данных все необходимые сведения или субъект не обладает правами доступа к запрашиваемой информации, то ему направляется мотивированный отказ.
Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с ч. 8 ст. 14 Закона о персональных данных, в том числе, если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.
10.2. В случае выявления неточных персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо по их запросу или по запросу Роскомнадзора Оператор осуществляет блокирование персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки, если блокирование персональных данных не нарушает права и законные интересы субъекта персональных данных или третьих лиц.
В случае подтверждения факта неточности персональных данных Оператор на основании сведений, представленных субъектом персональных данных или его представителем либо Роскомнадзором, или иных необходимых документов уточняет персональные данные в течение семи рабочих дней со дня представления таких сведений и снимает блокирование персональных данных.
10.3. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных при обращении (запросе) субъекта персональных данных или его представителя либо Роскомнадзора Оператор осуществляет блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения запроса.
10.4. Основания и сроки уничтожения персональных данных Оператором:
- достижение цели обработки персональных данных либо утрата необходимости достигать эту цель — в течение 30 дней;
- достижение максимальных сроков хранения документов, содержащих персональные данные, — в течение 30 дней;
- предоставление субъектом персональных данных (его представителем) подтверждения того, что персональные данные получены незаконно или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, — в течение семи рабочих дней;
- отзыв субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных, если их сохранение для цели их обработки более не требуется, — в течение 30 дней;
- ликвидация или прекращение деятельности Оператора как недействующего юридического лица – в соответствии с графиком ликвидационных процедур.
10.5. При достижении целей обработки персональных данных или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку персональные данные подлежат уничтожению, если:
— иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;
— оператор не вправе осуществлять обработку без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Законом о персональных данных или иными федеральными законами;
— иное не предусмотрено другим соглашением между Оператором и субъектом персональных данных.
10.6. Уничтожение персональных данных при наличии соответствующих оснований осуществляется комиссией, созданной на основании приказа Генерального директора Оператора. Способами уничтожения персональных данных могут быть: для бумажных носителей персональных данных — разрезание, механическое уничтожение. Например, пропуск документов через шредер; для электронных носителей — стирание информации на компьютере без возможности восстановления, физическое уничтожение микросхем диска и т.п. Факт уничтожения персональных данных оформляется актом о прекращении (уничтожении) обработки персональных данных.
10.7. Положения пунктов 10.1-10.6 применяются для каждой цели обработки, указанной в пункте 6.3 настоящей Политики.
11. Ответственность за соблюдение требований в сфере обработки и защиты персональных данных
11.1. Контроль за исполнением требований настоящей Политики осуществляется уполномоченным лицом, ответственным за организацию обработки персональных данных у Оператора.
11.2. Ответственность за нарушение требований законодательства Российской Федерации и нормативных актов Оператора в сфере обработки и защиты персональных данных определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации.